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電子文件歸檔與管理規范

發稿時間:2018-05-15 【字體:  

GBT 18894-2002

2004-4-23 國家檔案局

范圍
本標準規定了在公務活動中產生的,具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。
    
本標準適用于黨政機關產生的電子文件的歸檔與管理,其他社會組織的電子文件管理可參照本標準。
 2  
規范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準,然而,鼓勵根據本標準達成協議的各方研究  是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。
    DA
T 18檔案著錄規則
    DA
T 22歸檔文件整理規則
 3  
術語和定義
   
下列術語和定義適用于本標準。
3
1   電子文件electronic records
    
指在數字設備及環境中生成,以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數字設備閱讀、處理,并可在通信網絡上傳送的文件。
3
2  歸檔電子文件archival electronic records
    
指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件(31)
3
背景信息  context
指描述生成電子文件(31)的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。
3
4   元數據  metadata
    
指描述電子文件(31)數據屬性的數據,包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。
3
5   邏輯歸檔logical filing
    
指在計算機網絡上進行,不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件(31)的管理權限向檔案部門移交的過程。
3
6   物理歸檔  physical filing
    
指把電子文件(31)集中下載到可脫機保存的載體上,向檔案部門移交的過程。
3
7  真實性authenticity
    
指對電子文件(31)的內容、結構和背景信息(33)進行鑒定后,確認其與形成時的原始狀況一致。
3
8  完整性integrity
    
指電子文件(31)的內容、結構、背景信息(33)和元數據(34)等無缺損。
3
9    有效性utility
    
指電子文件(31)應具備的可理解性和可被利用性,包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。
3
10  捕獲capture
    
指對電子文件(31)進行實時收集和存儲的方法與過程。
3
11   遷移  migration
    
指將源系統中的電子文件(31)向目的系統進行轉移存儲的方法與過程。
 4         
總則
 4
1  電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施,確保其真實性、完整性、有效性。
4
2  應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監控,保證管理工作的連續性。
4
3  應明確規定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等要求,保證歸檔電子文件的質量。
4
4  歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時,應在內容、相關說明及描述上保持一致。
4
5  具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件,如沒有紙質等拷貝件,必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時,應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。
4
6  應保證電子文件的憑證作用,對只有電子簽章的電子文件,歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。
 5         
電子文件的真實性、完整性和有效性保證
5
1  應建立規范的制度和工作程序并結合相應的技術措施,從電子文件形成開始不問斷地對有關處理操作進行管理登記,保證電子文件的產生、處理過程符合規范。
5
11  登記處理過程中相互銜接的各類責任者(如起草者、修改者、審核者、簽發者等)
5
12  登記處理過程中的各類操作者(打字者、發文者、收文者、存儲管理者等)
5
13  登記處理過程中產生的責任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)
5
14  登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。
5
2  應采取可靠的安全防護技術措施,保證電子文件的真實性。
5
21  建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制。
5
22  設置符合安全要求的操作日志,隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。
5
23  對電子文件采用防錯漏和防調換的標記。
5
24  對電子印章、數字簽署等采取防止非法使用的措施。
5
3  應建立電子文件完整性管理制度并采取相應的技術措施采集背景信息和元數據。
5
4  應建立電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施。
5
5  電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定,針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統安全和保密等級要求相符的防范對策,主要有:網絡設備安全保證;數據安全保證;操作安全保證;身份識別方法等。
 6         
電子文件的收集與積累
 6
1  收集積累要求
  6
11  記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況,有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應  被保留。正式文件是紙質的,如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留,否則可根據實際條件或需要,確定是否保留。
  6
12  當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時,應采取嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份,存儲于能夠脫機保存的載體上。
  6
13  對在網絡系統中處于流轉狀態,暫時無法確定其保管責任的電子文件,應采取捕獲措施,集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中,以防散失。
  6
14  對用文字處理技術形成的文本電子文件,收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等,必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XMLRTFTXT為通用格式。
  6
15  對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件,收集時應將其轉換成通用格式,如無法轉換,則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEGTIFF為通用格式。
  6
16  對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件,收集時應注明其軟硬件環境和相關數據。
  6
17  對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術制作的文件,應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEGAVI為通用格式。
6
18  對用音頻設備獲得的聲音文件,應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAVMP3為通用格式。
  6
19  對通用軟件產生的電子文件,應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件,如不能轉換,收集時則應連同專用軟件一并收集。
  6
110  計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
  6
111  對套用統一模板的電子文件,在保證能恢復原形態的情況下,其內容信息可脫離套用模板進行存儲,被套用模板作為電子文件的元數據保存。
  6
112  定期制作電子文件的備份。
  6
2  電子文件的登記
  6
21  每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記(見附錄A的表A1和表A2)
  6
22  電子文件登記表應與電子文件同時保存。
  6
23  電子文件登記表如果制成電子表格,應與電子文件一同保存,永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件并與相應的電子文件拷貝一起保存。
  6
24  電子文件稿本代碼:M--草稿性電子文件;U--非正式電子文件;F-正式電子文件。
  6
25  電子文件類別代碼:T--文本文件;I--圖像文件:G--圖形文件;V--影像文件;A--聲音文件;O--超媒體鏈結文件;P--程序文件;D--數據文件。
7  
電子文件的歸檔
7
1  歸檔要求
  
文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交,并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。
  7
2  鑒定
  7
21  電子文件的鑒定工作,應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。
  7
22  歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗,并由負責人簽署審核意見,檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(見附錄A的表A3)。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性,則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。
  7
23  電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行,并應包括相應的背景信息和元數據。
  7
24  電子文件保管期限和密級的劃分工作,參照國家關于紙質文件材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。應在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。
  7
3  歸檔時間
  
邏輯歸檔可實時進行,物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。
  7
4  檢測
  
在進行電子文件歸檔工作時,應對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測,檢測內容包括:硬件環境的有效性,軟件環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。
  7
5  歸檔
  
電子文件的歸檔,按照鑒定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行,對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔,然后定期完成物理歸檔。歸檔時,應充分考慮電子文件的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素。
  7
51  邏輯歸檔
  
將電子文件的管理權從網絡上轉移至檔案部門,在歸檔工作中,存儲格式和位置暫時保持不變。

752  物理歸檔
7
521  凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件,均應定期完成物理歸檔。
  7
522  把帶有歸檔標識的電子文件集中,拷貝至耐久性好的載體上,一式3套,一套封存保管,一套供查閱使用,一套異地保存。對于加密電子文件,則應在解密后再制作拷貝。
  7
523  本標準推薦采用的載體,按優先順序依次為:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
  7
524  存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽,標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等,歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態。
  7
525  特殊格式的電子文件,應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。
  7
526  將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔,并附《歸檔電子文件登記表》
  (
見附錄A的表A4和表A5)
  
歸檔電子文件應以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁(見附錄A的表A4),以件為單位填寫續頁(見附錄A的表A5)
 7
527  對需要長期保存的電子文件,應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。
 7
528  歸檔完畢,電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。
 8  
歸檔電子文件的整理
 
8
1  歸檔電子文件的整理按DAT 22規定的要求進行。
8
2  歸檔電子文件以件為單位整理。
8
3  同一全宗內的電子文件按照年度一保管期限一機構(問題)或保管期限一年度一機構(問題)等分類方案進行分類。
8
4  按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。
8
5  電子文件的著錄應參照DAT 18進行著錄,同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和其他標識(參見本標準第5章中列舉的責任者、操作者、背景信息、元數據等)
8
6  將著錄結果制成機讀目錄和紙質目錄。
  9  
歸檔電子文件的移交、接收與保管
  9
1  移交、接收與保管要求對歸檔電子文件,應按有關規定進行認真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門,進行集中保管。在已聯網的情況下,歸檔電子文件的移交和接收工作可在網絡上進行,但仍需履行相應的手續。
9
2  移交、接收檢驗
9
21  文件形成單位在移交電子文件之前,檔案保管部門在接收電子文件之前,均應對歸檔的每套載體及其技術環境進行檢驗,合格率達到100 %時方可進行交接。
9
22  檢驗項目如下:
    ——
載體有無劃痕,是否清潔;
    --
有無病毒;
    ——
核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續;
    --
核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全;
    ——
對特殊格式的電子文件,應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。
    
檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(見附錄A的表A3)的相應欄目。
9
23  檔案保管部門應按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。對檢驗不合格者,應退回形成單位重新制作,并再次對其進行檢驗。
9
3  移交手續
檔案保管部門驗收合格,完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(見附錄A的表A3)的填寫、簽字、蓋章環節。登記表一式2份,一份交電子文件形成單位,一份由檔案保管部門自存。
9
4  保管要求
    
歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外,還應符合下列條件:
    a)
歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。
    b)
單片載體應裝盒,豎立存放,且避免擠壓。
    c)
存放時應遠離強磁場、強熱源,并與有害氣體隔離。
    d)
環境溫度選定范圍:1720;相對濕度選定范圍:35%~45%。
    
歸檔電子文件在形成單位的保管,也應參照上述條件。
9
5  有效性保證
9
51  歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性;如不兼容,應進行歸檔電子文件的載體轉換工作,原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復使用,不可清除內答的載體應按保密要求進行處置。

9
52  對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗,抽樣率不低于10%,如發現問題應及時采取恢復措施。
9
53  對磁性載體上的歸檔電子文件,應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。
9
54  檔案保管部門應定期將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》(見附錄A的表A6)
9
6  遷移
  
隨著系統設備更新或系統擴充,應及時對歸檔電子文件進行遷移操作,并填寫《歸檔電子文件遷移登記表》(見附錄A的表A7)
9
7  利用
9
71  歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。
9
72  利用時應使用拷貝件。
9
73    利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯網的方式利用時,應遵守國家或部門有關保密的規定,有穩妥的安全保密措施。
9
74    利用者對歸檔電子文件的使用應在權限規定范圍之內。
9
8  歸檔電子文件的鑒定銷毀
9
81    歸檔電子文件的鑒定銷毀,參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定執行,且應在辦理審批手續后買施。
9
82    屬于保密范圍的歸檔電子文件,如存儲在不可擦除載體上,應連同存儲載體一起銷毀,并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。
9
9  統計
檔案保管部門應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。

 

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